Besluit  Gemeenteraad

Besluit

Art. 1 De gemeenteraad keurt het gebruikersreglement van de evenemententent zoals opgenomen in bijlage goed.

Art. 2 Dit reglement wordt bekend gemaakt overeenkomstig de bepalingen van het decreet lokaal bestuur.

Bijlage:

Gebruikersreglement

I.      Algemene bepalingen

Art. 1 Ligging
De evenemententent bevindt zich op de Marktplaats.   

Art. 2 Begrippen
Gebruiker: iedere Lichterveldse vereniging of particulier (hierna genoemd, de 'gebruiker') die gebruik wil maken van deze ruimte op het ogenblik dat ze door het College van Burgemeester en Schepenen ter beschikking kan gesteld worden.

Art. 3 Activiteiten
In de evenemententent kunnen volgende activiteiten plaatsvinden:
- activiteiten ingericht door het College van Burgemeester en Schepenen, gemeentebestuur, gemeentelijke diensten, OCMW of gemeentelijke adviesraden (deze activiteiten hebben voorrang),
- activiteiten ingericht door intergemeentelijke samenwerkingsverbanden waarvan het Lichterveldse gemeentebestuur deel uitmaakt,
- sociale, culturele, sportieve en didactische activiteiten van of georganiseerd door Lichterveldse verenigingen of particulieren.

Er kunnen geen handelsactiviteiten worden georganiseerd.
De organisatie van activiteiten mag geen overlast bezorgen aan de bewoners van de Marktplaats.

De infrastructuur staat ter beschikking van alle Lichterveldse verenigingen zonder onderscheid te maken tussen politieke, ideologische of filosofische strekkingen.
Onder Lichterveldse verenigingen wordt verstaan:
- ofwel verenigingen die lid zijn van een erkende gemeentelijke adviesraad,
- ofwel verenigingen die genieten van een gemeentelijke subsidiëring,
- ofwel verenigingen met een structurele jaarwerking waarvan de helft van de bestuursleden in Lichtervelde woont en waarvan de werking gericht is op de totale Lichterveldse bevolking. De vereniging moet één jaar werking kunnen aantonen.

Art. 4
Elke gebruiker die de tent wil huren, kan hiervoor een reservatieaanvraag indienen via www.reservaties.lichtervelde.be. Na goedkeuring van de aanvraag, ontvangt de aanvrager een bevestigingsmail die geldt als contractuele verbintenis met het gemeentebestuur. Reserveren kan tot en met 30 juni van het desbetreffende kalenderjaar.

Art. 5
Na bevestiging moet binnen de maand betaald worden, zo niet wordt deze automatisch geannuleerd en wordt de gekozen datum vrijgegeven voor andere aanvragers.

Art. 6
De aard van de activiteit mag niet verschillen van de bij de aanvraag ingediende gegevens. De aanvragende gebruiker moet overeenstemmen met de werkelijke gebruiker. Elke gebruiker blijft verantwoordelijk voor de aard van de activiteit waarvoor de tent gereserveerd werd.

Art. 7
Bij de aanvraag moeten volgende zaken meegedeeld worden:
- duur van de activiteit (aanvang + einde),
- omschrijving van de activiteit,
- verwacht aantal personen

De aanvraag kan pas ingediend worden wanneer de aanvrager akkoord gaat met de voorwaarden van dit gebruikersreglement.

Art. 8
Bij goedkeuring van de aanvraag heeft de gebruiker recht op:
- het gebruik van de tent met bijhorende verlichting,

- het gebruik van leidingwater

- het gebruik van de verwarming

- het gebruik van de sanitaire wagen.

Het elektriciteits- en waterverbruik en de verwarmingskosten zijn inbegrepen in de gebruikersvergoeding.

Art. 9

Een goedgekeurde aanvraag impliceert volgende verplichtingen van de aanvrager t.o.v. het gemeentebestuur:
- betalen van de voorziene vergoedingen.
- de tent en uitrusting in goede staat houden en de aangerichte schade, door hemzelf of de deelnemers aan de ingerichte activiteiten, te vergoeden.
- de tent enkel gebruiken voor het overeengekomen doel.
- zich in orde stellen inzake betaling van auteursrechten www.unisono.be.Voor meer info hierover kunt u terecht bij de dienst cultuur (cultuur@lichtervelde.be of 051 / 72 94 41).
- zich schikken naar de geldende politiereglementen en veiligheidsvoorschriften.
- onmiddellijk na de activiteit alle door hemzelf meegebrachte voorwerpen die niet tot het patrimonium van de gemeente behoren, verwijderen.

Art. 10
De toegang tot de tent wordt afgesproken met de gemeente via cultuur@lichtervelde.be of 051 / 72 94 41.

Art. 11
Alle reservaties worden vooraf betaald via overschrijving op het rekeningnummer BE57 0910 1723 7535 van de gemeente Lichtervelde.

Art. 12
Eventuele meerkosten voor schade en/of schoonmaak worden aangerekend op een bijkomende factuur, die moet betaald worden binnen de maand na ontvangst.

Art. 13
Bij annulatie van een definitieve reservering worden volgende kosten aangerekend:
- Annulatie minder dan 2 weken voor de reserveringsdatum: 50% annulatiekosten
- Annulatie minder dan 1 week voor de reserveringsdatum: volledige huursom verschuldigd

Art. 14
Doorverhuring aan derden, zelfs kosteloos, is steeds verboden.

Art. 15
Het gemeentebestuur is niet verantwoordelijk voor ongevallen. Burgerlijke aansprakelijkheid van verenigingen t.o.v. derden wordt niet gedekt door de verzekeringspolis van het Gemeentebestuur.
Elke gebruiker moet een verzekering burgerlijke aansprakelijkheid afsluiten, die de schade die hijzelf of zijn medewerkers veroorzaakt, dekt.

Art. 16
Na afloop van de activiteit moet de gebruiker de locatie veegschoon achterlaten.

Art. 17
De gebruiker is verantwoordelijk voor het uitschakelen van de verlichting en de verwarming bij het einde van de activiteit. Bij vaststelling van het niet uitschakelen, zal aan de gebruiker een forfaitair bedrag van € 25 aangerekend worden.

Art. 18
De gebruiker bezorgt binnen de 12 uur na het beëindigen van de activiteit de sleutel terug aan de dienst cultuur of deponeert deze in gesloten omslag in de brievenbus van het gemeentehuis. Bij verlies van de sleutel zal een forfaitaire vergoeding t.b.v. € 25 aangerekend worden aan de contractueel vastgelegde gebruiker.

II.    Veiligheid

Art. 19
De gebruiker zal er  steeds zorg voor dragen dat de veiligheid van de deelnemers aan de activiteit gewaarborgd is, d.w.z. dat de evacuatiemogelijkheid en/of interventie via de toegangen niet belemmerd wordt door obstakels. Er mogen maximum 200 personen zittend en 400 personen staand (bij een tent van 10m op 32m) op hetzelfde ogenblik aanwezig zijn in de tent. Bij overschrijding van dit aantal draagt de huurder de  volle aansprakelijkheid en verantwoordelijkheid bij ongevallen.

Art. 20
Na gebruik van de tent moet een controle uitgevoerd worden vooraleer de locatie definitief te verlaten.

Art. 21
In de tent geldt een algemeen rookverbod.  Bij vaststelling van overtreding van dit rookverbod, legt  het gemeentebestuur een boete op van € 50. Deze boete staat los van de boetes die de inspectiedienst van de Federale Overheidsdienst Volksgezondheid kan opleggen.

Art. 22
De inrichtende overheid kan activiteiten weigeren op basis van een gefundeerd vermoeden op ordeverstoring, beschadigingen aan de infrastructuur of niet naleven van de reglementering.

Art. 23
Het College van Burgemeester en Schepenen, de deskundige cultuur en de preventie- en veiligheidsdiensten, hebben ten allen tijde het recht de tent te betreden om na te gaan of de voorschriften worden nageleefd en er overeenstemming is met de aangevraagde activiteit.

Art. 24
Niet-naleving van de veiligheidsmaatregelen heeft de onmiddellijke stopzetting van de activiteit tot gevolg.

III.   Schoonmaak

Art. 25 Schoonmaak
Na gebruik wordt de tent veegschoon achtergelaten. De definitieve schoonmaak is ten laste van het gemeentebestuur.
PMD en restafval wordt gedeponeerd in de aanwezige PMD-zakken en gemeentelijke restafvalzakken. Gebruik van andere vuilniszakken is verboden. Worden dergelijke vuilniszakken toch gebruikt of wordt het afval niet in afvalzakken gestopt, dan zullen voor het wegbrengen ervan personeelskosten aangerekend worden.
Alle door de gebruiker meegebrachte voorwerpen die niet tot het patrimonium van het gemeentebestuur behoren, moeten onmiddellijk verwijderd worden na afloop van de activiteit, behalve wanneer vooraf met de dienst Cultuur andere afspraken werden gemaakt. Indien de meegebrachte voorwerpen niet verwijderd worden zonder voorafgaande afspraak, zal per dag dat zij blijven staan de gebruikers(dag)vergoeding aangerekend worden.

IV.   Tarieven

Art. 26
De gebruikersvergoeding is een prijs per activiteit en bedraagt:

Lichterveldse Vereniging	Lichterveldse bedrijven en inwoners
€ 50	€ 200

(Activiteiten ingericht door het gemeentebestuur zijn gratis.)

V.    Dranken

Art. 27
De gebruiker staat zelf in voor de bevoorrading en het gebruik van de dranken.

Art. 28
Het leeggoed of de overschotten moeten onmiddellijk na de activiteit afgevoerd worden.

VI.   Schade aan de tent en inboedel

Art. 29
Bij het ter beschikking stellen van de ruimte moet de gebruiker elke mogelijke schade melden aan de dienst Cultuur, zo niet kan hij verantwoordelijk gehouden worden voor deze schade bij latere inspectie. Eventuele schade wordt aangerekend op de afrekeningsfactuur.

Art. 30
De gebruiker is verantwoordelijk voor alle schade veroorzaakt aan gebouw of inboedel n.a.v. zijn activiteit. Eventuele schade moet zo snel mogelijk gemeld worden teneinde verdere schade te voorkomen en het Gemeentebestuur toe te laten de schade te (laten) herstellen op kosten van de gebruiker. De gebruiker is ertoe gehouden om voorafgaandelijk navraag te doen naar de werking van alle apparaten. Eventuele schade door verkeerd gebruik zal aangerekend worden aan de gebruiker.

Art. 31
Mocht blijken dat de gebruiker nalatig of uiterst onvoorzichtig is geweest, dan kan op voorstel van de dienst Cultuur, de gebruiker geweigerd worden nog verdere activiteiten te organiseren in de tent

Art. 32
Eventuele opmerkingen worden schriftelijk vastgelegd en ondertekend door beide partijen. Bij betwisting beslist het College van Burgemeester en Schepenen na onderzoek.

VII.     Slotbepalingen

Art. 33
Bij overtreding van deze reglementsbepalingen kan de gebruiker uitgesloten worden van verder gebruik van de tent. Het uitsluiten van verder gebruik valt onder de bevoegdheid van het College van Burgemeester en Schepenen.

Art. 34

Voor bijzondere gevallen, waar het reglement geen onmiddellijke oplossing biedt, wordt het College van Burgemeester en Schepenen gemachtigd een beslissing te nemen. Afwijkingen op dit reglement of gevallen die niet in dit reglement voorzien zijn, worden geval per geval door het College van Burgemeester en Schepenen beslist.

Art. 35
Mocht het Gemeentebestuur wegens een geval van overmacht, de tent op de gestelde dag, onmogelijk ter beschikking kunnen stellen aan de gebruiker, dan heeft de gebruiker geen recht op schadevergoeding.

Art. 36
Het gemeentebestuur kan niet verantwoordelijk worden gesteld voor verlies, diefstal of beschadiging van materiaal dat toebehoort aan de gebruiker of betrekking heeft op de activiteit die hij organiseert.

Art. 37
Dit reglement ligt ter inzage bij de dienst Cultuur op het gemeentehuis en is te raadplegen via de gemeentelijke website. Door het indienen van een aanvraag aanvaardt de gebruiker alle bepalingen van dit reglement.

Art. 38
Dit reglement heeft uitwerking met ingang van 1 april 2022.